公文主题词是指 能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词的作用主要包括：
准确简要地概括文件的主要内容 。提高文件检索、查询的速度
，从而提升整个机关的办事效率，特别是在大型数据库中使用主题词效果更为显著。
促进文书档案管理的规范化、系统化、科学化。
主题词通常为3~5个词或词组，也可根据具体情况适当增减，不要求表达一个完整的意思，不考虑语法结构和词语搭配，仅简单组合，且不用标点符号。主题词的选择应基于文件领域中经常出现、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组，词义必须明确清晰，具有单义性，避免歧义，以准确鲜明地突显文件的中心思想。
在实际操作中，主题词的标注方法包括：
文件标题摘录：
从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语。
文件正文提取：
从文件正文中选取恰当的单词、词组。
题文结合撮要：
结合文件标题和正文中的关键性词语。
批发文件择重：
对于批转、转发性文件，重点在被批转、发布的文件上选择主题词。
标注文种不一：
法规类文件通常在主题词的最后一个单词标注文种，而通知类文体一般不标文种。
此外，公文主题词在应用文写作和公文写作中非常重要，1997年中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《国务院公文主题词表》，为公文主题词的使用提供了规范。
综上所述，公文主题词是公文中重要的检索标识，有助于提高公文的可检索性和管理效率，是公文写作中不可或缺的一部分。
