取得火车票退票费报销凭证的情形如下：
已拿到纸质火车票的乘客
退票时要到火车站窗口办理。
退票时，火车站工作人员在收取退票手续费的同时，会给您一张退票手续费凭证，即火车票退票手续费发票。
退票时需携带购票时使用的有效的二代身份证原件。
未取出纸质火车票的乘客
可直接登录12306选择退票。
办理退票之日起10日内（含当日），凭购票时所使用的有效身份证件原件和订单号码，到车站售票窗口索取退票费报销凭证。
报销凭证的使用
火车票退票费报销凭证可以作为报销凭证，适用于国有的金融、邮电、铁路、民用航空、公路和水上运输等单位。根据《中华人民共和国发票管理办法》第四条规定，国务院税务主管部门统一负责全国的发票管理工作，而省、自治区、直辖市税务机关则依据职责做好本行政区域内的发票管理工作。火车票退票费报销凭证虽不属于税务部门监制的发票，但可以作为报销凭证使用，因为它是专业发票的一种。
注意事项
火车票退票费报销凭证的领取期限为办理退票之日起180日内（含当日）。
如果超过180天，需要联系12306客服进行信息恢复，然后到车站窗口办理报销凭证。
退票费报销凭证不能作为进项税额抵扣凭证，应按照现行规定凭增值税专用发票抵扣进项税额。
建议您在办理退票后尽快索取退票费报销凭证，并妥善保管，以备后续报销使用。
