说明函的格式通常包括以下几个部分：
首部
标题：标题一般由发文机关名称、事由和文种构成，或者仅由事由和文种构成。
主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
正文
开头：主要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、依据、缘由等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。
主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告知对方的问题、看法叙写清晰。假如属于复函，还要留意答复事项的针对性和明确性。
结尾：一般用礼貌性语言向对方提出盼望，或请对方帮助解决某一问题，或请对方准时复函，或请对方提出看法或请主管部门批准等。
结语：通常应依据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”､“请即复函”､“特此函告”､“特此函复”等。
尾部
落款：包括发函机关名称、发函日期、盖章等。
示例格式
标题：关于提供产品相关资质的说明函
主送机关：XX公司
正文：
开头：
尊敬的XX公司：
关于贵公司向我公司提出需要提供以下产品的全页相关资质：
主体：
由于上述资质其内容涉及我公司机密或违反公司相关要求，所以不便提供!
结尾：
请贵公司理解并支持我们的立场，如有其他需要，请随时与我们联系。
结语：
特此函告。
落款：
XXXX公司
日期：XXXX年XX月XX日
注意事项
措辞得当：说明函的语言应简洁明了，避免使用模糊或含糊不清的措辞。
表达清晰：确保说明的内容条理清晰，易于理解。
保密性：如涉及敏感信息，需特别注明保密要求。
以上格式和示例仅供参考，具体格式和内容可根据实际情况进行调整。
