外贸跟单的基本流程包括以下几个主要步骤：
接收订单
客户通过邮件、展会、线上平台等方式发出购买意向，询问产品信息、价格、交货期等。
业务员回复客户询盘，确定货物品名型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并制作正式报价单给客户。
客户确认报价后，发送订购单（Purchase Order, PO）给业务员，并要求制作形式发票（Proforma Invoice, PI）。
业务员制作完PI后，发给客户确认，确保订单号、商品名称、规格、数量、价格、交货期等信息准确无误。
合同签订
客户确认订单细节后，双方进行合同谈判，明确产品型号、包装、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证等条款。
达成初步意向后，起草并签订合同，双方签字盖章，合同生效。
采购与生产安排
业务员根据合同要求，与工厂协调安排生产，确保生产进度和质量符合要求。
跟单员与相关部门协调安排生产、采购和报关等事宜，并确保生产进度和质量符合要求。
工厂确认合同无误后，开始生产，并定期向跟单员汇报生产进度。
质量检验
生产过程中，品管部门对产品质量进行检验，确保产品符合合同要求。
如发现质量问题，需及时通知业务员和工厂，进行整改。
报关与出口
跟单员负责整理报关单据，包括合同、发票、装箱单、核销单等，并在合理日期寄送给货代。
货代协助办理报关手续，确保货物顺利出口。
跟单员还需安排货物运输和保险事宜，确保货物按时到达目的港。
跟踪与协调
跟单员需时刻与客户和供应商保持沟通，提供订单进展和货物出运的相关信息。
在货物抵达目的港后，跟单员通知进口方，并协助进行清关手续。
跟单员还需核对付款单据并跟进货款的收取，同时与进口方进行货物交接和售后服务。
结算与核销
收到客户支付的货款后，跟单员需进行外汇申报和核销手续，确保资金安全。
整理所有相关单据，进行归档管理，以便后续查询和审计。
整个流程中，跟单员起着桥梁和协调的作用，确保双方的合作顺利进行，并准确把握订单需求和生产进度，及时处理出现的问题和风险，确保订单的顺利完成。
